השימוש בקופה החכמה לקייטרינג מקל עלינו לאסוף נתונים, לנתח חשבונות ולחסוך משימות מייגעות רבות. עם זאת, בהכרח יהיו כמה בעיות בלתי צפויות בשימוש בקופות רושמות, כמו אובדן נתונים.
אז מה גורם לאיבוד הנתונים מהקופה? כיצד נוכל להימנע ולהתמודד איתה?
1. בעיות תוכנה: בבחירת תוכנת הקופה יש לבחור תוכנה יציבה, ולא להשתמש בתוכנה פיראטית חינמית או גרסה מפוצצת של תוכנת הקופה. סביר יותר שתושאל תוכנת קופה רושמת לא יציבה. ברגע שמתרחשת תקלת תוכנת הקופה, זה עלול להיות מאוד בעייתי לתקלת מסד הנתונים של התוכנה, וכאשר לתוכנה אין שירות לאחר מכירה, אין דרך להתאושש. עם זאת, בעת שימוש בתוכנת הקופה המיינסטרים בשוק, על מנת למנוע שגיאות תוכנה חריגות, המערכת מבצעת כברירת מחדל גיבוי לנתונים בכל יום לאחר השלמת הפעולה, מה שיכול למנוע למעשה אובדן נתונים.
2. תקלה בחומרה: אם הדיסק הקשיח פגום, חומרי המוצר הלא שמורים יאבדו. אחים שנתקלו במצב הזה יודעים שזה הדבר הכי מצער, כי גם אם מחליפים דיסק קשיח חדש, חומרי המוצר נזרקו לפח. צריך להתחיל מחדש. למרבה המזל, ניתן לתקן תקלות בדיסק הקשיח, להופיע סקטורים פגומים וניתן להגן על סקטורים פגומים. לאחר מכן ניתן להשתמש בדיסק הקשיח ברציפות, ולאחר מכן ניתן לייצא את נתוני החומר של המוצר; אם לא ניתן לעבד את השיטות לעיל, ניתן לשחזר את נתוני הדיסק הקשיח.
בעיות כגון לוחות אם של ספק כוח זיכרון הן בדרך כלל לא בעיה. הפתרון המהיר ביותר הוא להחליף אותם בחדשים. כלים אלה משולבים מאוד וחסכוניים. לכן, לרוב לא מומלץ לתקן את התצוגה, שאין לה שום קשר לנתונים. בנוסף לאלו, יש גם כמה חומרה היקפית כמו מדפסות קבלות, מגירות מזומנים וכדומה שלא יגרמו לאיבוד נתוני הקופה.