DE 5 BELANGRIJKSTE DINGEN OM TE OVERWEGEN BIJ DE KOOP VAN EEN POS-SYSTEEM (POINT OF SALE-SYSTEEM)
Het opzetten van een professioneel Point of Sale (POS)-systeem is een van de belangrijkste stappen bij het creëren van een succesvol winkel- of horecabedrijf. Het juiste systeem verhoogt uw efficiëntie, productiviteit en winst. Wanneer u zo'n belangrijke investering voor uw bedrijf doet, is het belangrijk om de tijd te nemen om alle systemen die voor u beschikbaar zijn zorgvuldig te vergelijken. Hoewel het nu misschien wat extra moeite kost, zal het op de lange termijn de moeite waard zijn.
De 5 belangrijkste dingen om te overwegen…
Bij het kopen van uw kassasysteem zijn er veel factoren waarmee u rekening moet houden. U moet uw individuele behoeften met het bedrijf bespreken voordat u een beslissing neemt, maar er zijn enkele overwegingen die essentieel zijn, ongeacht uw branche.
Prijs
Onnodig te zeggen dat de prijs de meest voor de hand liggende overweging is waarmee bedrijven rekening houden bij het zoeken naar een nieuw kassasysteem. De kosten variëren vaak, afhankelijk van de kwaliteit en kwantiteit van de hardware en ondersteuning die u ontvangt. De prijs mag echter niet uw belangrijkste overweging zijn bij het vergelijken van kassasystemen. Welk systeem u ook kiest, het zal zichzelf gemakkelijk terugbetalen door lagere kosten en meer omzet. Aan de andere kant zal een goedkoop systeem vaak bedrijven wegjagen, om nog maar te zwijgen van het complete gebrek aan kennis en ondersteuning door kortingsleveranciers.
Kwaliteit
Op het eerste gezicht lijkt het erop dat alle kassasystemen min of meer hetzelfde zijn, maar niets is minder waar! Zoals alles op de markt, varieert de kwaliteit aanzienlijk over de hele linie. Het is belangrijk dat u het bedrijf en de producten goed onderzoekt voordat u iets koopt. Hoewel ze nu misschien gemakkelijker in de portemonnee zijn, zullen goedkopere modellen u later alleen maar meer tijd en geld kosten.
Natuurlijk heeft niet elk bedrijf een“van de bovenste plank” POS-systeem, maar het is van vitaal belang dat u rekening houdt met de kwaliteit van de producten en software. Zo kunnen de kassalades van goedkopere merken vaak worden geopend zonder sleutel, of door een beetje druk uit te oefenen, wat uiteraard zeer riskant is voor uw zuurverdiende geld. Onderzoek elk onderdeel en accessoire (zoals schermen, knoppen, kabels) en zorg ervoor dat ze de tand des tijds zullen doorstaan. Voor software zijn pc-gebaseerde programma's over het algemeen veel betrouwbaarder en zullen ze minder snel problemen veroorzaken. En voor het geval er toch iets misgaat; zorg ervoor dat u voorbereid en gedekt bent door ten minste een basisgarantie.
Accessoires
Een kassasysteem is veel meer dan alleen het punt waar het geld in en uit gaat. Het heet een‘systeem’ vanwege het scala aan componenten die erin gaan. Bijna elk bedrijf heeft basisaccessoires nodig, zoals bonprinters en geldlades, maar afhankelijk van uw specifieke vereisten en regelingen heeft u wellicht ook zaken als scanners, weegschalen of displayterminals nodig. Horeca kan zelfs accessoires vereisen zoals keukenprinters, keukendisplays en klantenpagers. U kunt zelfs nadenken over het integreren van CCTV-accessoires voor beveiliging en bewaking in uw kassasysteem. Vertrouwen op één bedrijf voor het hele systeem is over het algemeen veel gemakkelijker en goedkoper, dus zorg ervoor dat u accessoires met uw leverancier bespreekt.
Opstelling
Nadat u uw model en leverancier hebt geselecteerd, moeten er nog veel beslissingen worden genomen met betrekking tot de specifieke installatie van uw systeem. Geen twee bedrijven zijn hetzelfde; daarom moet je niet gaan met een‘van de plank’ systeem. Praat met uw leverancier over de hardware en accessoires die u nodig heeft en zorg ervoor dat ze allemaal compatibel zijn met uw installatie. Dat is echter slechts de helft van het installatieproces; de software is het gebied dat uw systeem echt voor u zal laten werken. Hoewel bijna alle programma's dezelfde algemene functies kunnen uitvoeren, is er veel ruimte voor personalisatie. Uw leverancier moet de software kunnen aanpassen aan uw individuele wensen.
Denk bijvoorbeeld aan de speciale kortingen en promoties die u aanbiedt - sommige software kan dit niet opvangen, andere vereisen herprogrammering door de dealer. Denk voordat u iets besluit na over uw specifieke vereisten en zorg ervoor dat de software deze kan uitvoeren. Dit is een ander voordeel van fabrikanten. De meeste fabrikanten kunnen elke functie aanpassen om aan specifieke vereisten te voldoen, en een goede fabrikant kan dit op een professionele en efficiënte manier doen. Ze hebben het product zelf ontwikkeld, zodat een fabrikant over een sterke technische kennis en ondersteuning beschikt om aan elk redelijk verzoek tot wijziging te kunnen voldoen.
Steun
Dus je hebt het harde werk gedaan en je POS-bedrijven grondig onderzocht voordat je je beslissing nam. U heeft een kwaliteitsproduct gevonden dat waar voor uw geld biedt en dat aan al uw behoeften kan voldoen. Maar wat gebeurt er later, maanden of zelfs jaren later, als uw kassasysteem uitvalt? Storingen in het POS-systeem leiden tot chaos op de werkplek– ontevreden klanten, verloren verkopen en enorme kopzorgen. Gelukkig, als je je onderzoek vooraf hebt gedaan en hebt gekocht bij een gerenommeerde leverancier, zal dit scenario waarschijnlijk niet gebeuren. Het aangeboden ondersteuningsbeleid zou een van de belangrijkste dingen moeten zijn om te bepalen met welk bedrijf u in zee gaat. Een van de eerste vragen die u aan een potentiële leverancier moet stellen, is welke ondersteuning zij bieden; en zorg ervoor dat de uitleg diepgaand is! Ondersteuningsgaranties variëren sterk, en er is geen“het beste” beleid. Overweeg wat het beste voor u is als u een probleem heeft en vergelijk vervolgens de verschillende bedrijven’ aanbiedingen. Gemeenschappelijk beleid omvat telefonische ondersteuning, vervanging van afzonderlijke onderdelen, technici op locatie, internettoegang, leenapparatuur en meer. Controleer ook wat er onder de garantie valt en wat niet (het is het beste om vooraf te weten of er kosten aan verbonden zijn).
Als u overweegt te kopen bij een bedrijf dat niet gemakkelijk toegankelijk is, controleer dan welke ondersteuning op afstand u kunt krijgen. Waarschijnlijk de beste optie voor ondersteuning op afstand op POS is internetondersteuningssoftware voor toegang op afstand. Dit wordt steeds populairder omdat het de technicus in staat stelt om vanaf zijn eigen computer de controle over uw systeem over te nemen om eventuele problemen te diagnosticeren en op te lossen. Een ander ding om over na te denken bij het vergelijken van verschillende ondersteuningsbeleidslijnen is het bedrijf’s kennis van het product. U wilt niet dat uw systeem dagen of weken niet werkt terwijl de technici proberen het probleem te diagnosticeren. Hoe beter het bedrijf zijn eigen product kent, hoe sneller de reactie zal zijn. Pas op voor wederverkopers of leveranciers die zomaar een ander bedrijf doorgeven’s producten, maar hebben zeer weinig technische kennis om reparaties uit te kunnen voeren als er iets mis zou gaan. Hoewel de meesten een redelijke kennis hebben van de producten die ze verkopen, vertaalt deze kennis zich misschien niet wanneer er iets misgaat en is niets vergeleken met de kennis van de mensen die het product daadwerkelijk maken (de fabrikanten!).
Gerelateerde berichten
Verzorging en onderhoud van de kassa
Wat te doen met het bloemenscherm van de kassa
Redenen voor gegevensverlies door horeca kassa's
Verschillen tussen POS-kassa's die worden gebruikt in supermarkten en restaurants
Kenmerken van kassa met touchscreen:
Belangrijkste soorten POS-kassa's met touchscreen en hun voordelen
Als u overweegt te kopen bij een bedrijf dat niet gemakkelijk toegankelijk is, controleer dan welke ondersteuning op afstand u kunt krijgen. Waarschijnlijk de beste optie voor ondersteuning op afstand op POS is internetondersteuningssoftware voor toegang op afstand. Dit wordt steeds populairder omdat het de technicus in staat stelt om vanaf zijn eigen computer de controle over uw systeem over te nemen om eventuele problemen te diagnosticeren en op te lossen. Een ander ding om over na te denken bij het vergelijken van verschillende ondersteuningsbeleidslijnen is het bedrijf’s kennis van het product. U wilt niet dat uw systeem dagen of weken niet werkt terwijl de technici proberen het probleem te diagnosticeren. Hoe beter het bedrijf zijn eigen product kent, hoe sneller de reactie zal zijn. Pas op voor wederverkopers of leveranciers die zomaar een ander bedrijf doorgeven’s producten, maar hebben zeer weinig technische kennis om reparaties uit te kunnen voeren als er iets mis zou gaan. Hoewel de meesten een redelijke kennis hebben van de producten die ze verkopen, vertaalt deze kennis zich misschien niet wanneer er iets misgaat en is niets vergeleken met de kennis van de mensen die het product daadwerkelijk maken (de fabrikanten!).
